Wat doet projectfacturatie?
Projectfacturatie gebruikt gegevens en afspraken uit een project om een factuurvoorstel samen te stellen. Denk aan goedgekeurde uren, leveringen, doorbelastbare kosten of een afgesproken termijn. Je houdt daarbij een verband tussen de bronregel, het project en de verzonden factuur.
Dat verband maakt het verschil met alleen een projectnaam op een losse factuur. Je wilt kunnen terugzoeken waarop het bedrag is gebaseerd, wat eerder is gefactureerd en wat nog moet worden beoordeeld. Welke stappen automatisch verlopen, hangt af van het pakket en de inrichting.
Beoordeel eerst, verstuur daarna
Een voorstel is nog geen definitieve factuur. Test of de projectverantwoordelijke de selectie kan beoordelen, of finance de factuur controleert en of vastgelegde facturen hun herkomst behouden. Leg vast wie tarieven, termijnen en factuurregels mag aanpassen.
Regie, vaste prijs en termijnen vergelijken
Factureren op basis van regie
Bij regie baseer je het voorstel op afgesproken prestaties, zoals uren tegen een klanttarief en toegestane kosten. Controleer afronding, tariefverschillen per medewerker of activiteit en het uitsluiten van niet-factureerbare regels. Laat ook een later ingediende urenregel zien.
Een vaste prijs verdelen
Bij een vaste prijs is de afspraak met de klant leidend. Je kunt die prijs op een moment of in meerdere termijnen factureren. Een project van € 10.000 kan bijvoorbeeld twee afgesproken termijnen van € 4.000 en € 6.000 hebben. Dit fictieve voorbeeld is exclusief btw en zegt niets over de toepasselijke fiscale verwerking.
Meerwerk apart herkenbaar houden
Een extra opdracht hoeft niet binnen de oorspronkelijke vaste prijs te vallen. Leg de aanvullende afspraak, goedkeuring en berekeningswijze vast. Vraag of een pakket vaste termijnen en regiewerk binnen hetzelfde project kan combineren zonder dezelfde prestatie tweemaal in rekening te brengen.
Wat moet de koppeling met uren en kosten doen?
Een bruikbare factuurselectie onderscheidt concept, goedgekeurd, te factureren, gefactureerd en eventueel bewust niet te factureren. Vraag wat er gebeurt wanneer een projectleider een regel uitstelt, een urenstaat heropent of een inkoopfactuur pas na de maandafsluiting binnenkomt.
De bedragen uit kostenregistratie zijn niet automatisch de bedragen voor de klant. Controleer de afgesproken verkoopprijs, eventuele opslag en doorbelastbaarheid. Interne kosten en klanttarieven moeten afzonderlijk inzichtelijk blijven.
Gefactureerd is niet hetzelfde als betaald
Een project kan volledig gefactureerd zijn terwijl de klant nog niet heeft betaald. Vraag welk systeem de openstaande posten beheert en of een boekhoudkoppeling de betaalstatus teruggeeft. Beoordeel ook wat het dashboard bedoelt met omzet, onderhanden werk en resterend te factureren; laat boekhoudkundige instellingen met je administrateur afstemmen.
Correcties, factuureisen en overstappen
Laat tijdens een demo een onjuiste conceptregel verwijderen en een al verzonden factuur corrigeren. Dat zijn verschillende processen. Controleer hoe een creditfactuur aan de oorspronkelijke factuur en projectregels gekoppeld blijft en of een regel daarna wel of niet opnieuw factureerbaar wordt.
Een projectnummer vervangt de verplichte factuurgegevens niet. Volgens de factuureisen van de Belastingdienst gaat het onder meer om een uniek opeenvolgend factuurnummer, identificatie van partijen, omschrijving en omvang van de prestatie, relevante datums en btw-gegevens. Voor sommige situaties gelden andere eisen. Vraag hoe jouw factuursjabloon en proces daarmee omgaan.
Neem bij een overstap niet alleen actieve projecten mee. Leg ook vast welke termijnen al zijn gefactureerd, welke voorschotten moeten worden verrekend en welke uren of kosten nog klaarstaan. Test met één lopend project of de resterende factuurselectie klopt voordat je de volledige administratie overzet.
Vier facturatiesituaties om te testen
| Situatie | Factuurvoorstel | Belangrijke controle |
|---|---|---|
| Regieproject met 12 goedgekeurde uren | Uren tegen het overeengekomen klanttarief | Blijven interne uren en afgekeurde uren buiten de selectie? |
| Vaste prijs met twee termijnen | Alleen de vrijgegeven termijn | Tellen alle termijnen samen op tot de afgesproken prijs? |
| Meerwerk naast de vaste opdracht | Afzonderlijke goedgekeurde extra prestatie | Is de aanvullende klantafspraak aantoonbaar? |
| Creditfactuur na een correctie | Correctie met verwijzing naar de oorspronkelijke factuur | Wat gebeurt er met de status van de projectregels? |
Vragen aan de leverancier
- Welke facturatievormen werken samen? Laat één project zien met vaste termijnen, meerwerk en doorbelastbare onkosten.
- Hoe worden tarieven en afspraken toegepast? Test klanttarieven, activiteiten, afronding en wijzigingen vanaf een bepaalde datum.
- Hoe voorkomen we vergeten of dubbele regels? Vraag om een overzicht van niet-gefactureerde posten, uitgestelde regels en late urenboekingen.
- Wie mag een factuurvoorstel aanpassen en goedkeuren? Controleer rollen, wijzigingshistorie en de scheiding tussen concept en definitieve factuur.
- Wat gebeurt er na een creditfactuur? Laat zien of regels terugkomen in de selectie en hoe een nieuwe factuur naar de correctie verwijst.
- Welke modules, koppelingen en migratie zijn nodig? Vraag een totaalprijs inclusief urenregistratie, kosten, factuurvolume, boekhoudkoppeling en het overzetten van openstaande termijnen.
Software met Projectfacturatie
Deze softwarepakketten zijn in ons overzicht aan deze functionaliteit gekoppeld. Bekijk de softwareprofielen voor functies, pakketten en voorwaarden.
AFAS
AFAS combineert CRM, financiële administratie, HRM en salarisverwerking met ordermanagement, projecten en uren. Klant- en medewerkersportalen verbinden relaties met dossiers,…
e-Boekhouden.nl
e-Boekhouden.nl is gericht op ondernemers die hun boekhouding online willen bijhouden. Relatiebeheer, voorraadadministratie en uren- en kilometerregistratie per project zijn…
Exact Gripp
Exact Gripp combineert CRM en offertecalculatie met planning, urenregistratie, projectbeheer en facturatie voor dienstverlenende bedrijven. De software ondersteunt ook HRM,…
Exact Online
Exact Online biedt oplossingen voor boekhouding, CRM, facturatie, projecten, handel en productie. Functies verschillen per oplossing en editie. HR en…
Informer
Informer is Nederlandse boekhoudsoftware voor ondernemers die hun administratie, facturen en btw-processen online willen beheren. Uren en projectgegevens kunnen worden…
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Microsoft Dynamics 365 Business Central is een ERP-oplossing voor bedrijven die financiële en operationele processen in één omgeving willen beheren.…
Moneybird
Moneybird combineert online boekhouden met facturatie en offertes. Uren, kosten en omzet kunnen aan klanten en projecten worden gekoppeld en…
Odoo
Odoo is een modulair bedrijfsplatform dat organisaties kunnen samenstellen rond de processen die zij willen ondersteunen. De beschikbare functies hangen…
SAP Business One
SAP Business One is ERP-software voor bedrijven die financiële administratie en operationele processen centraal willen beheren. Cloud en on-premise zijn…
Silvasoft
Silvasoft biedt bedrijfssoftware met modules voor onder meer administratie en facturatie. De modules omvatten ook CRM, sales, projecten, urenregistratie, personeelsmanagement,…
Simpro
Simpro is gericht op installatie- en servicebedrijven die werkzaamheden voor klanten plannen en uitvoeren. Klanten, medewerkers en onderaannemers werken via…
Teamleader Focus
Teamleader Focus combineert CRM met offertes, projectbeheer en facturatie voor kleine en middelgrote dienstverleners. In InvoiceCloud zien klanten hun factuurhistorie…
TimeChimp
TimeChimp verbindt uren, ritten, uitgaven, projecten, planning en facturatie voor teams en dienstverleners. Het klantenportaal geeft inzicht in uren, budgetten…
Twinfield (Wolters Kluwer)
Twinfield van Wolters Kluwer is cloudboekhoudsoftware die veel wordt gebruikt in samenwerking met accountants. Afhankelijk van abonnement en module zijn…
TwoManage
TwoManage verbindt klantbeheer, offertes, projecten, planning, urenregistratie, facturatie en boekhouding. Het platform ondersteunt ook klantportalen, personeelsbeheer, diensten, abonnementen, kilometerregistratie en…
Unit4 Financials by Coda
Unit4 Financials by Coda is financiele software voor organisaties met uitgebreide eisen aan administratie, rapportage en controle. Boekhouding, inkoop, facturatie…
Veelgestelde vragen over projectfacturatie
Wat is het verschil tussen projectfacturatie en gewone facturatie?
Projectfacturatie verbindt de factuur met projectafspraken en brongegevens, zoals uren, kosten en termijnen. Een losse factuur met een projectnaam biedt niet automatisch inzicht in wat nog factureerbaar is. Test daarom de terugkoppeling naar het project.
Moet ik bij een vaste prijs toch uren registreren?
Voor het vastgestelde factuurbedrag hoeft dat niet altijd. Urenregistratie kan wel helpen om de interne kosten en haalbaarheid van volgende opdrachten te beoordelen. Controleer dat zulke uren niet onbedoeld bovenop de vaste prijs worden gefactureerd.
Kan ik meerwerk naast termijnen factureren?
Als de software verschillende facturatieafspraken binnen een project ondersteunt. Leg het meerwerk en de goedkeuring afzonderlijk vast en laat demonstreren hoe de extra regels los van de oorspronkelijke termijnen worden geselecteerd.
Worden te factureren regels altijd automatisch verstuurd?
Nee. Sommige pakketten maken alleen een concept of lijst met voorstellen. Bepaal wie de inhoud controleert en op welk moment een factuur definitief wordt. Automatisch versturen is een aparte instelling of mogelijkheid die je gericht moet controleren.
Wat moet ik meenemen bij het overstappen?
Neem afspraken, tarieven, reeds gefactureerde termijnen, te verrekenen voorschotten en nog openstaande uren en kosten mee. Bewaar verwijzingen naar eerdere facturen. Controleer met een proefproject dat oude bedragen niet opnieuw in de factuurselectie verschijnen.
Van functie naar softwarekeuze
Vergelijk op jouw facturatieafspraken
Kies een representatief project met uren, kosten en een termijn of meerwerk. Laat leveranciers dezelfde casus doorlopen, van afspraak tot correctie en boekhoudverwerking. Zo zie je welke handelingen overblijven.
Vergelijk software