Wat zijn webhooks?
Een webhook is een automatisch bericht dat een softwarepakket naar een ander systeem stuurt bij een afgesproken gebeurtenis. Bijvoorbeeld wanneer iemand een bestelling plaatst, een offerte accepteert of een klantrecord wijzigt.
Het ontvangende systeem krijgt het bericht op een vooraf ingesteld webadres. Daarin staan gegevens over de gebeurtenis, of een verwijzing waarmee de koppeling de benodigde informatie kan ophalen. De koppeling bepaalt vervolgens wat ermee gebeurt.
Zo hoeft een systeem niet steeds bij het andere pakket te controleren of er iets nieuws is. Updates kunnen daardoor snel worden doorgegeven. Hoe snel dat in de praktijk gaat, hangt af van de leverancier en de verwerking in je koppeling.
Voorbeelden uit de praktijk
Webhooks zijn vooral nuttig wanneer een wijziging in het ene pakket aanleiding is voor werk in een ander pakket. Dit zijn mogelijke toepassingen, mits de betrokken software en koppeling ze ondersteunen.
| Gebeurtenis | Mogelijke toepassing | Wat levert het op? |
|---|---|---|
| Een offerte wordt geaccepteerd. | Je projectsoftware maakt een project en eerste taak aan. | Het team kan starten zonder de opdracht opnieuw over te typen. |
| Een webshop ontvangt een bestelling. | De koppeling geeft de order door aan het magazijnsysteem. | De orderverwerking kan eerder beginnen. |
| Een betaling is bevestigd. | Je administratie verwerkt de betaalstatus. | Je houdt beter zicht op openstaande posten. |
| Een verkoopkans verandert van fase. | Je CRM geeft een melding aan de verantwoordelijke collega. | Opvolging sluit aan op de actuele verkoopstatus. |
Waarom zijn webhooks belangrijk bij je softwarekeuze?
Bij het vergelijken van bedrijfssoftware kijk je meestal naar functies binnen één pakket. Maar je dagelijkse werk loopt vaak door meerdere systemen. Een verkoop begint in je CRM, wordt een project en eindigt als factuur in je boekhouding. Webhooks kunnen die overgangen ondersteunen.
Minder gegevens handmatig overnemen
Een goed ingerichte koppeling voorkomt dat medewerkers dezelfde wijziging op meerdere plekken invoeren. Dat bespaart werk en kan overtypefouten beperken. Controleer wel welke gegevens daadwerkelijk worden doorgegeven.
Sneller reageren op veranderingen
Voor orderverwerking of opvolging van aanvragen kan het verschil maken of een wijziging snel binnenkomt of pas tijdens een geplande synchronisatie. Bepaal vooraf hoeveel vertraging jouw proces kan verdragen.
Meer ruimte om je werkwijze aan te passen
Als software bruikbare gebeurtenissen kan doorgeven, kun je daar later andere processen op aansluiten. Die ruimte is waardevol wanneer je verwacht nieuwe systemen toe te voegen. Er kunnen wel kosten ontstaan voor inrichting, beheer en een automatiseringsplatform.
Het verschil tussen webhooks, een API en een kant-en-klare koppeling
Deze mogelijkheden vullen elkaar vaak aan. Een webhook meldt bijvoorbeeld dat er iets is veranderd. De koppeling kan daarna via een API de volledige gegevens ophalen of een ander systeem bijwerken.
- Met een webhook ontvangt een ander systeem een bericht bij een bepaalde gebeurtenis.
- Via een API kan software gegevens opvragen of acties uitvoeren. Welke acties mogelijk zijn, verschilt per pakket.
- Een kant-en-klare koppeling regelt een afgesproken gegevensuitwisseling. Daarachter kunnen webhooks, API-aanroepen of periodieke controles zitten.
De vermelding ‘ondersteunt webhooks’ betekent dus niet dat twee pakketten meteen samenwerken. Ook het ontvangende systeem, de gegevensvertaling en de vervolgactie moeten zijn ingericht.
Stel deze vragen aan de softwareleverancier
Laat de leverancier één belangrijk proces uit jouw bedrijf demonstreren. Bijvoorbeeld: van een geaccepteerde offerte naar een project met de juiste klantgegevens. Gebruik daarbij deze vragen.
- Welke gebeurtenissen ondersteunen jullie? Vraag naar jouw specifieke wijziging. ‘Klant aangemaakt’ is iets anders dan ‘klantgegevens bijgewerkt’.
- Welke informatie komt mee? Controleer of het bericht de benodigde velden bevat en of aanvullende gegevens via een API beschikbaar zijn.
- Wat gebeurt er bij een storing? Vraag naar herhaalpogingen, foutmeldingen en het opnieuw versturen van gemiste berichten. Ga niet uit van automatische herlevering.
- Hoe voorkomen we dubbele verwerking? Een bericht kan opnieuw binnenkomen. Laat uitleggen hoe de koppeling voorkomt dat er bijvoorbeeld twee projecten ontstaan.
- Hoe controleert de ontvanger de afzender? Vraag naar HTTPS en een controle op echtheid, bijvoorbeeld met een digitale handtekening. Laat alleen de gegevens meesturen die nodig zijn.
- Welke kosten en grenzen gelden? Controleer het vereiste abonnement, eventuele verbruikslimieten en kosten voor inrichting en ondersteuning.
- Wie beheert de koppeling? Spreek af wie problemen oplost en wijzigingen in de software opvangt. Vraag om documentatie, een testmogelijkheid en inzage in verzonden berichten.
Bij processen waarin de volgorde belangrijk is, zoals voorraadwijzigingen, vraag je ook hoe de koppeling omgaat met vertraagde of verkeerd geordende berichten.
Software met Webhooks
Deze softwarepakketten zijn in ons overzicht aan deze functionaliteit gekoppeld. Bekijk de softwareprofielen voor functies, pakketten en voorwaarden.
Asana
Asana helpt teams werk en projecten te structureren. Tijdregistratie en capaciteit hangen af van het abonnement; Timesheets and Budgets is…
Exact Gripp
Exact Gripp combineert CRM en offertecalculatie met planning, urenregistratie, projectbeheer en facturatie voor dienstverlenende bedrijven. De software ondersteunt ook HRM,…
Exact Online
Exact Online biedt oplossingen voor boekhouding, CRM, facturatie, projecten, handel en productie. Functies verschillen per oplossing en editie. HR en…
Freshsales
Freshsales is CRM-software voor verkoopteams die klantgegevens en commerciële opvolging willen organiseren. Dit overzicht betreft Freshsales, met onder meer verkoopreeksen…
HubSpot CRM
HubSpot CRM ondersteunt teams bij het beheren van contacten en commerciële opvolging binnen het HubSpot-platform. Het klantportaal vereist een passende…
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Microsoft Dynamics 365 Business Central is een ERP-oplossing voor bedrijven die financiële en operationele processen in één omgeving willen beheren.…
Microsoft Dynamics 365 Sales
Microsoft Dynamics 365 Sales ondersteunt klantbeheer en verkoopprocessen met pipelinebeheer, rapportage en integratie met Microsoft 365. Dit overzicht betreft Dynamics…
Minox
Minox wordt ingezet voor financiële administratie en kan relevant zijn voor administratiekantoren die meerdere dossiers verwerken. Offertes, facturatie, orders, abonnementen…
Monday.com
monday.com is een configureerbaar werkplatform dat teams voor verschillende werkstromen kunnen inzetten. monday.com heeft afzonderlijke producten. Klantportaal en tickets horen…
Moneybird
Moneybird combineert online boekhouden met facturatie en offertes. Uren, kosten en omzet kunnen aan klanten en projecten worden gekoppeld en…
Odoo
Odoo is een modulair bedrijfsplatform dat organisaties kunnen samenstellen rond de processen die zij willen ondersteunen. De beschikbare functies hangen…
Personio
Personio is HR-software voor organisaties die personeelsprocessen centraal willen beheren. De Nederlandse salarisfunctionaliteit bereidt loonadministratiegegevens voor en draagt deze via…
Pipedrive
Pipedrive is een CRM-oplossing voor teams die verkoopkansen en opvolging in een pipeline willen beheren. Campaigns voegt e-mailmarketing toe; Projects…
Salesforce
Salesforce is een uitgebreid CRM-platform voor organisaties die klantprocessen willen inrichten en uitbreiden. Service en tickets horen bij Service Cloud,…
Simpro
Simpro is gericht op installatie- en servicebedrijven die werkzaamheden voor klanten plannen en uitvoeren. Klanten, medewerkers en onderaannemers werken via…
Teamleader Focus
Teamleader Focus combineert CRM met offertes, projectbeheer en facturatie voor kleine en middelgrote dienstverleners. In InvoiceCloud zien klanten hun factuurhistorie…
TimeChimp
TimeChimp verbindt uren, ritten, uitgaven, projecten, planning en facturatie voor teams en dienstverleners. Het klantenportaal geeft inzicht in uren, budgetten…
Trello
Trello is een visueel hulpmiddel om taken te organiseren met borden en kaarten. Tijdlijn-, dashboard- en exportmogelijkheden verschillen per abonnement.…
Zoho CRM
Zoho CRM ondersteunt verkoopteams bij het beheren van klantrelaties en commerciële processen. Portalen, commerciële documenten, voorraadgerelateerde modules, automatisering en AI…
Veelgestelde vragen over webhooks
Heb ik een programmeur nodig om webhooks te gebruiken?
Dat hangt af van je software. Soms kun je een bestaande koppeling of een automatiseringsplatform gebruiken. Een eigen ontvangstpunt of ingewikkelde gegevensverwerking vraagt meestal om technische hulp. Reken ook beheer en foutafhandeling mee.
Zijn webhooks hetzelfde als realtime synchronisatie?
Webhooks kunnen wijzigingen snel doorgeven, maar garanderen geen directe of volledige synchronisatie. Vertraging, storingen en de verwerking bij de ontvanger spelen mee. Vraag welke levertijden en herstelmogelijkheden de leverancier biedt.
Werken webhooks in beide richtingen?
Een webhookbericht gaat van de verzender naar de ontvanger. Voor wijzigingen in de andere richting is een aparte inrichting nodig, bijvoorbeeld een webhook vanuit het tweede pakket of een API-aanroep.
Is software zonder webhooks een slechte keuze?
Nee. Een goede ingebouwde koppeling of geplande synchronisatie kan voldoende zijn. Webhooks worden vooral interessant als je snel op gebeurtenissen wilt reageren en verschillende pakketten gebruikt.
Van functie naar softwarekeuze
Vergelijk software op jouw werkproces
Schrijf eerst op welke wijziging je wilt doorgeven, welk systeem die moet ontvangen en welke actie daarop moet volgen. Vergelijk daarna of de software die combinatie ondersteunt en wat de inrichting kost.
Bekijk de softwarecategorieën