Wat is kostenregistratie?
Kostenregistratie is het vastleggen en indelen van kosten zodat je kunt terugvinden waarvoor ze zijn gemaakt. Een registratie bevat bijvoorbeeld een datum, leverancier, bedrag, kostensoort, bronstuk en project of kostenplaats. Daarmee kun je verder kijken dan het totaal op je bankrekening.
De invulling verschilt per pakket. Boekhoudsoftware kan vooral grootboekrekeningen en kostenplaatsen gebruiken. Projectsoftware kan daarnaast inkoop, materiaalgebruik en interne uren samenbrengen. Vraag welke bronnen meetellen en welke bedragen handmatig of via een koppeling worden aangeleverd.
Maak de grondslag duidelijk
Een betaald bedrag, een geboekte factuur en een interne kostprijs zijn verschillende gegevens. Bepaal welke je in een rapport vergelijkt. Leg ook vast of een overzicht bedragen inclusief of exclusief btw toont; anders lijken gelijknamige rapporten vergelijkbaar terwijl ze anders rekenen.
Kosten, budgetten en nog te verwachten uitgaven
Een overzicht van geregistreerde kosten vertelt wat al is vastgelegd. Het zegt niet vanzelf hoeveel werk of inkoop nog volgt. Leg daarom naast de realisatie ook het oorspronkelijke budget, bestelde maar nog niet gefactureerde bedragen en een inschatting van de resterende kosten.
Een eenvoudig rekenvoorbeeld
Een project heeft een intern kostenbudget van € 10.000. Er is € 6.000 geregistreerd en je verwacht nog € 5.000 nodig te hebben. De verwachte totale kosten zijn dan € 11.000: € 1.000 boven budget. Dit fictieve voorbeeld gebruikt één gelijke kostengrondslag en telt iedere post slechts eenmaal.
Een prognose is alleen nuttig als de invoer actueel is. Controleer of bestelde bedragen verdwijnen uit de openstaande verplichtingen zodra de inkoopfactuur is verwerkt. Een factuur én de oorspronkelijke bestelling meetellen geeft een te hoog kostentotaal.
Verschil met declaraties, boekhouding en projectfacturatie
Declaraties gaan over door medewerkers ingediende uitgaven en de vergoeding daarvan. Kostenregistratie richt zich op de toerekening en analyse. Een declaratie kan dus een bron voor de kostenregistratie zijn.
Een kostenoverzicht in projectsoftware vervangt niet automatisch de boekhouding. Spreek af waar facturen worden geboekt, welk systeem de bron is en hoe correcties worden overgenomen. Controleer periodiek of de totalen aansluiten en verklaar verschillen in periode of grondslag.
Bij projectfacturatie bepaal je wat je aan de klant in rekening brengt. De interne kosten zijn niet vanzelf de verkoopprijs. Een vaste projectprijs, opslag of niet-doorbelastbare uitgave vraagt een aparte afspraak en inrichting.
Waarop let je bij software vergelijken?
Detail en verdeling
Test of één factuur over meerdere projecten, afdelingen of periodes kan worden verdeeld. Kies niet meer kostensoorten dan je team betrouwbaar kan bijhouden. Maak verplicht welke informatie nodig is om afwijkingen later te verklaren.
Interne uren en tarieven
Wil je arbeid meenemen, controleer dan of geregistreerde uren tegen een interne kostprijs kunnen worden gewaardeerd. Vraag wat een tariefwijziging met oudere registraties doet. Houd kostprijs en klanttarief uit elkaar, ook in rapportages en toegangsrechten.
Correcties, koppelingen en export
Laat een creditfactuur, dubbele import en verkeerd gekozen project demonstreren. Je wilt kunnen zien wie corrigeerde en of de wijziging doorwerkt in alle gekoppelde overzichten. Vraag om een proefexport met bronverwijzingen, bedragen, periodes en projectcodes.
Bewaar niet alleen samenvattingen. De Belastingdienst beschrijft voorwaarden voor een controleerbare digitale administratie. Controleer met je administrateur welke bronbestanden en onderliggende gegevens bij jouw inrichting nodig blijven.
Vier registraties die je in een demo wilt zien
| Situatie | Wat leg je vast? | Waar let je op? |
|---|---|---|
| Inhuur van een specialist | Factuur, leverancier, periode en project | Kun je de factuur over twee projecten verdelen? |
| Materiaal uit eigen voorraad | Aantal, kostprijs en project | Wordt materiaalverbruik onderscheiden van een nieuwe inkoop? |
| Interne projecturen | Uren en interne kostprijs | Blijft het klanttarief gescheiden van de kosten? |
| Creditnota op eerdere inkoop | Negatief bedrag en oorspronkelijke boeking | Worden projecttotaal en boekhouding beide gecorrigeerd? |
Vragen aan de leverancier
- Welke kostenbronnen ondersteunt het pakket? Laat zien wat uit inkoop, declaraties, voorraad en uren komt en wat handmatig moet worden ingevoerd.
- Kunnen kosten worden gesplitst? Test één factuur voor meerdere projecten, kostenplaatsen of periodes en controleer afrondingsverschillen.
- Hoe voorkomen jullie dubbeltelling? Vraag hoe importkenmerken, oorspronkelijke documenten en reeds verwerkte bestellingen worden herkend.
- Wat betekent elk bedrag in het dashboard? Controleer realisatie, verplichtingen en prognose, inclusief de gebruikte periode en btw-grondslag.
- Wat gebeurt er bij correcties en tariefwijzigingen? Laat een creditnota en een aangepast intern uurtarief demonstreren zonder de historie onzichtbaar te wijzigen.
- Kunnen we aansluiten en overstappen? Vraag om een export op regelniveau met bronverwijzingen en om de exacte kosten en beperkingen van de boekhoudkoppeling.
Software met Kostenregistratie
Deze softwarepakketten zijn in ons overzicht aan deze functionaliteit gekoppeld. Bekijk de softwareprofielen voor functies, pakketten en voorwaarden.
AFAS
AFAS combineert CRM, financiële administratie, HRM en salarisverwerking met ordermanagement, projecten en uren. Klant- en medewerkersportalen verbinden relaties met dossiers,…
e-Boekhouden.nl
e-Boekhouden.nl is gericht op ondernemers die hun boekhouding online willen bijhouden. Relatiebeheer, voorraadadministratie en uren- en kilometerregistratie per project zijn…
Exact Gripp
Exact Gripp combineert CRM en offertecalculatie met planning, urenregistratie, projectbeheer en facturatie voor dienstverlenende bedrijven. De software ondersteunt ook HRM,…
Exact Online
Exact Online biedt oplossingen voor boekhouding, CRM, facturatie, projecten, handel en productie. Functies verschillen per oplossing en editie. HR en…
Informer
Informer is Nederlandse boekhoudsoftware voor ondernemers die hun administratie, facturen en btw-processen online willen beheren. Uren en projectgegevens kunnen worden…
Inventive ERP
Inventive is ERP-software voor installatiebedrijven met CRM, calculatie en offertes, projectuitvoering, planning, service en onderhoud, inkoop, logistiek, HRM en financiële…
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Microsoft Dynamics 365 Business Central is een ERP-oplossing voor bedrijven die financiële en operationele processen in één omgeving willen beheren.…
Minox
Minox wordt ingezet voor financiële administratie en kan relevant zijn voor administratiekantoren die meerdere dossiers verwerken. Offertes, facturatie, orders, abonnementen…
Moneybird
Moneybird combineert online boekhouden met facturatie en offertes. Uren, kosten en omzet kunnen aan klanten en projecten worden gekoppeld en…
Nmbrs Accounting (Yuki)
Nmbrs Accounting biedt ondernemers online boekhouding en samenwerking met hun accountant. Yuki heet nu Nmbrs Accounting. De functies verschillen per…
Odoo
Odoo is een modulair bedrijfsplatform dat organisaties kunnen samenstellen rond de processen die zij willen ondersteunen. De beschikbare functies hangen…
Ridder iQ
Ridder iQ ondersteunt klantordergestuurde maakbedrijven met CRM, calculatie en stuklijsten, werkvoorbereiding, inkoop, voorraad, urenregistratie en documentbeheer. Geavanceerde productieplanning, projectmanagement, service…
SAP Business One
SAP Business One is ERP-software voor bedrijven die financiële administratie en operationele processen centraal willen beheren. Cloud en on-premise zijn…
Silvasoft
Silvasoft biedt bedrijfssoftware met modules voor onder meer administratie en facturatie. De modules omvatten ook CRM, sales, projecten, urenregistratie, personeelsmanagement,…
Simpro
Simpro is gericht op installatie- en servicebedrijven die werkzaamheden voor klanten plannen en uitvoeren. Klanten, medewerkers en onderaannemers werken via…
SnelStart
SnelStart biedt boekhoudoplossingen voor ondernemers en administratieve professionals. De functies verschillen tussen pakketten en tussen Web, Polaris en desktop. Voor…
Teamleader Focus
Teamleader Focus combineert CRM met offertes, projectbeheer en facturatie voor kleine en middelgrote dienstverleners. In InvoiceCloud zien klanten hun factuurhistorie…
TimeChimp
TimeChimp verbindt uren, ritten, uitgaven, projecten, planning en facturatie voor teams en dienstverleners. Het klantenportaal geeft inzicht in uren, budgetten…
Twinfield (Wolters Kluwer)
Twinfield van Wolters Kluwer is cloudboekhoudsoftware die veel wordt gebruikt in samenwerking met accountants. Afhankelijk van abonnement en module zijn…
TwoManage
TwoManage verbindt klantbeheer, offertes, projecten, planning, urenregistratie, facturatie en boekhouding. Het platform ondersteunt ook klantportalen, personeelsbeheer, diensten, abonnementen, kilometerregistratie en…
Unit4 Financials by Coda
Unit4 Financials by Coda is financiele software voor organisaties met uitgebreide eisen aan administratie, rapportage en controle. Boekhouding, inkoop, facturatie…
Veelgestelde vragen over kostenregistratie
Is kostenregistratie hetzelfde als boekhouden?
Nee. Kostenregistratie kan zich beperken tot de verdeling en analyse van uitgaven per project of afdeling. Een volledige boekhouding bevat meer onderdelen. Controleer waar de officiële boeking plaatsvindt en hoe je verschillen tussen de systemen verklaart.
Kan ik interne uren als projectkosten meenemen?
Als het pakket uren aan een interne kostprijs kan koppelen. Vraag hoe tarieven worden bepaald en of wijzigingen ook oude registraties veranderen. Het tarief dat je aan een klant berekent is een afzonderlijk gegeven.
Waarom wijkt het kostenoverzicht af van de bankrekening?
Een overzicht kan ook onbetaalde inkoopfacturen, interne uren of kosten uit een andere periode bevatten. Een bankmutatie geeft een betaling weer. Vergelijk dus eerst periode, bron en gebruikte grondslag voordat je een afwijking als fout ziet.
Kan ik geregistreerde kosten automatisch doorfactureren?
Alleen als projectfacturatie en de juiste facturatieafspraken zijn ingericht. Niet elke kost is doorbelastbaar en een verkoopprijs kan afwijken van de kostprijs. Laat de route van kostenregel naar conceptfactuur demonstreren.
Wanneer wordt kostenregistratie nuttig naast een spreadsheet?
Vooral wanneer meerdere mensen invoeren, uitgaven over projecten worden verdeeld of correcties tussen systemen moeten worden verwerkt. Test of het pakket die handelingen vermindert. Voor een klein aantal eenvoudige posten kan een spreadsheet nog voldoende zijn.
Van functie naar softwarekeuze
Vergelijk software op jouw kostenstromen
Breng eerst in kaart waar kosten vandaan komen en welke projecten of afdelingen je wilt volgen. Laat vervolgens één factuur, een urenboeking en een correctie door het hele proces lopen.
Vergelijk software